"Cahier des charges" peut désigner plusieurs types de documents et différents types de projets. Si vous lisez cet article, c'est probablement parce que vous cherchez un modèle qui vous permettra d'organiser votre projet de création de site Internet et de briefer les potentielles agences auxquelles vous pourriez faire appel.
Un cahier des charges pourra être :
Un bon modèle de cahier des charges vous fait gagner du temps, professionnalise votre projet, maximise votre crédibilité et vous évite de passer à côté d'un sujet clé vital.
Si c'est ce que vous recherchez, vous êtes au bon endroit.
Afin de vous aider dans la création de votre cahier des charges, vous trouverez, ci-dessous, les contenus indispensables pour que ce document soit le plus complet et le plus précis possible. Un cahier des charges de site internet bien construit sera un atout considérable dans votre processus de déploiement d'un site Internet et dans la réussite de votre projet !
Comment présenteriez-vous votre entreprise à un interlocuteur qui n’a jamais entendu parler d’elle ? Imaginez que vous êtes dans un ascenseur, avec moins d’une ou deux minutes pour décrire votre entreprise à un investisseur ou un partenaire potentiel. Quelles informations allez-vous lui transmettre ?
Indiquez toutes les informations qui vous paraissent pertinentes pour qu’un partenaire travaille avec vous. Par exemple :
Pourquoi ce projet ? Pourquoi maintenant ?
Plus largement, quel est le plan de votre entreprise dans les grandes lignes et quelle sera la place du site au sein de ce plan ?
Quels sont les objectifs du futur site, au-delà de l’objectif purement opérationnel “Mettre en ligne un nouveau site” ?
Créer un site internet mobilise du temps, de l’énergie et du budget. Quels résultats concrets et mesurables en attendez-vous ? Sur quels critères allez vous juger que le site est une réussite ?
Quelle sera la structure des contenus sur le nouveau site ? Comment les pages seront-elles organisées ?
Si vous avez des doutes, listez au moins les pages que vous souhaitez faire apparaître sur le nouveau site. N’hésitez pas à préciser que vous souhaitez être accompagné dans la définition de l’arborescence.
Indiquez si certaines pages seront construites sur le même modèle (exemple : toutes les pages de la rubrique “Nos services” seront construites sur le même modèle)
Précisez si les rubriques “parentes” de votre arborescence (les rubriques qui contiennent des pages ou sous-rubriques) ont leur propre page ou s’il s’agit simplement d’un nom qui apparaîtra dans le menu de navigation.
Au plus vous pourrez être précis sur le volume et les types de pages, plus les réponses des prestataires seront précises.
Précisez quels contenus vous souhaitez pouvoir éditer vous même depuis l’espace d’administration du site.
Chaque prestataire a sa propre façon de fonctionner, mais voilà comment nous procédons à Impala Webstudio.
Dites-vous que tout ce qui dépasse le fait de consulter du contenu ou de naviguer d’une page à l’autre constitue une fonctionnalité.
Soyez vigilant et prenez le temps de détailler le fonctionnement : il est fort possible que vous ayez une idée en tête et que votre prestataire s’en fasse une autre en lisant votre cahier des charges.
Quelques exemples
Avez-vous des attentes ou des besoins particuliers pour le cadre technique du futur site ?
Souhaitez-vous utiliser un CMS (Content Management System) tel que Wordpress, Drupal, Joomla, etc. ?
Le site doit-il être optimisé pour prendre en compte la lecture sur mobile et tablette ?
Le site doit-il être relié à un autre service en ligne ou un logiciel que vous utilisez en interne (ERP, CRM, etc.) ?
Quelles sont vos attentes en termes de référencement ?
Quel outil de suivi et d’analyse du trafic sur votre site souhaitez-vous utiliser ? Nous conseillons au minimum Google Analytics (et nous vous recommandons de lui ajouter Hotjar si vous comptez sur votre site pour générer des prises de contact).
Il s’agit d’aider le prestataire à comprendre votre niveau d’attente par rapport au travail du ou des designers.
Malheureusement les termes en français (Design, Ergonomie, User eXperience, etc.) sont confusants et vous n’êtes pas certain de savoir comment exprimer vos attentes. Pas de panique, il existe des moyens simples de résumer vos besoins.
1/ Votre organisation dispose peut-être déja d’une identité visuelle formalisée (un logo, une palette de couleur, des polices de caractères, etc.)
Dans le cadre de cette dernière option, n'hésitez pas à joindre votre charte graphique au cahier des charges de votre site internet lorsque vous soumettrez vos demandes de tarifs aux différentes agences.
2/ Ajoutez dans le cahier des charges (soit ici, soit en annexes) des exemples de sites dont vous aimeriez que le vôtre s’inspire. Attention, pour que la démarche fonctionne, il faut impérativement que vous cherchiez à comprendre pourquoi le design de tel site en particulier vous paraît pertinent.
Cette démarche est importante pour chiffrer votre projet : le niveau de design que vous attendez, le type de supports visuels utilisés (photos, illustrations, vidéos, etc.), le niveau d’animation et d’effets…. tous ces éléments vont jouer sur le budget final.
Où trouver des exemples de sites ?
3/ Sur une échelle de 1 à 5 (avec 1 comme minimum et 5 comme maximum), quel investissement doit prévoir selon vous le prestataire pour la composante “Design” du projet ?
Croyez-en nos années d’expérience, c’est en réalité le risque numéro 1 que court votre projet.
Nous ne comptons plus les projets qui ont été mis en ligne avec plusieurs semaines de retard parce que les contenus n’ont pas pu être livrés à la date prévue. (Le record étant un retard de 13 mois sur la mise en ligne pour un site designé et développé en moins d’un mois par nos soins).
La rédaction des contenus n’est pas un sujet simple : en réalité, elle est plus susceptible de poser des problèmes que le développement ou le design.
À moins de disposer des compétences en interne ou d’être accompagné par un expert en communication digitale, nous vous recommandons au minimum :
Si vous décidez de nous confier votre projet, nous pourrons vous accompagner sur ce plan, qu’il s’agisse de vous aider à coordonner la création des contenus en interne, assurer les relectures et les optimisations ou prendre en charge la rédaction.
Particulièrement important si vous comptez sur le nouveau site pour générer des visites ou attirer du trafic.
Souhaitez-vous être accompagné ou conseillé dans votre stratégie web ? Quelques exemples :
Si vous avez opté pour un site web entièrement administrable, souhaitez-vous saisir vous-mêmes les contenus dans le nouveau site ? Ou voulez-vous recevoir un site web “clé en main” ?
Réaliser l’intégration vous-même est chronophage mais a le double avantage d’être gratuit et de vous familiariser avec l’espace d’administration des contenus. D’un autre côté, confier cette intégration à votre prestataire devrait vous permettre d’obtenir plus vite le nouveau site et avec un meilleur niveau de finition en termes de mise en page.
Souhaitez-vous recevoir une formation ou une documentation (fonctionnelle ou technique) sur le nouveau site ?
Avez-vous des attentes spécifiques quant à l’hébergement du nouveau site ?
Quelles sont vos attentes en termes de maintenance du site (garantir les mises à jour de sécurité, etc.), de suivi (réparation des bugs révélés après la mise en ligne) et d’évolutions (nouvelles fonctionnalités, ajustements, etc.) pour les mois qui suivront la mise en ligne ?
Cette étape du Cahier des charges du site Internet et primordiale. Elle a pour objectif de préciser vos attentes quand au pilotage, à la méthodologie ou à l’organisation du projet !
Le projet sera-t-il mis en ligne progressivement, par lots ? Quel calendrier envisagez-vous pour chacun de ces lots ?
Souhaitez-vous adopter une méthodologie particulier pour réaliser le projet (Agile, Cascade, etc.) ou attendez-vous que le prestataire vous détaille l’approche qu’il envisage ?
Combien d’interlocuteurs représenteront votre entreprise ? Gardez en tête que plus ce nombre est élevé, plus les frais de Gestion de Projet risquent de s’accumuler. A l’inverse, si votre prestataire n’a affaire qu’à un seul interlocuteur, mais que celui-ci n’a aucun pouvoir décisionnel, le projet risque de prendre du retard en raison des allers-retours provoqués et de l’effet de goulot d’étranglement de l’information produit.
Indiquez toutes les informations qui pourraient avoir un impact sur le coût du nouveau site ou sur le calendrier. Par exemple :
Quels sont vos impératifs ou vos disponibilités en termes de calendrier ? Par exemple, les décideurs clés du projet seront-ils indisponibles pendant une période donnée ?
Quelle fourchette de budget prévoyez-vous pour le nouveau site ?
Commander un site internet est un peu comme confier la recherche de votre prochain appartement à un professionnel : vous lui indiquez que vous recherchez un trois pièces, à proximité du centre ville et pour moins de 240 000 €. Votre conseiller pourra vous présenter une sélection de biens qui correspondent à votre recherche.
Mais si vous ne lui indiquez pas au moins une fourchette de budget, votre conseiller peut aussi bien vous proposer un appartement à 180 000 €, dans un quartier peu attractif, ou un appartement dernier cri, à 320 000 €, situé au coeur du centre ville. Or il est peu probable que l’un ou l’autre de ces appartements ne correspondent à ce que vous cherchez.
Et si vous mandatez 6 conseillers pour trouver un trois-pièces près du centre ville, sans leur indiquer de budget, vous allez vous retrouver avec 6 propositions très différentes. En définitive, vous allez opter pour la seule qui correspond réellement à votre budget (une information que vous auriez pu donner aux conseillers avant) et probablement passer à côté de propositions intéressantes.
La meilleure approche dans cette situation est de sélectionner un conseiller qui vous inspire confiance, de lui présenter vos attentes et vos ressources, puis d’échanger avec lui sur vos options.
La refonte d’un site internet est un investissement : votre organisation a consenti à cet investissement car elle en attend un retour (en ventes directes, en prises de contact, en termes d’images et de communication....).
Quel budget mérite ce retour sur investissement que vous attendez du nouveau site ? C’est le seuil qu’il ne faudra en aucun cas dépasser pour la refonte du site.
Indiquez vos attentes par rapport à la réponse du prestataire :
Précisez éventuellement les critères sur lesquels vous opérerez votre sélection parmi les prestataires contactés. Si vous avez des questions particulières, c’est le moment de les indiquer.
Le cahier des charges est donc une des composantes clé si vous voulez mettre toutes les chances de votre côté pour réussir votre nouveau site.
Ce document est très important pour 3 raisons.