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Un intranet fonctionnel et efficace est un précieux atout pour une entreprise, quelle que soit sa taille.
Les gains en productivité, en synergie des équipes ou en circulation de l'information sont réels et justifient pleinement l'investissement.
Mais ces bénéfices sont soumis à une condition non négociable : l'intranet doit être adapté aux besoins de l'entreprise. A sa taille et à la taille de ses équipes. A ses fonctionnements. A ses relations avec l'extérieur. A ses ressources. Aux autres systèmes d'information en interne.
Et à bien d'autres critères, trop nombreux pour être tous listés ici.
Sans cela, votre projet court droit à l'échec. Et vous allez, comme bien d'autres porteurs de projet l'ont déjà fait, dilapider votre budget dans une usine à gaz que vous n'arriverez pas à faire adopter aux équipes.
A défaut d'un cahier des charges (nous pensons que les profils d'intranet et de sites internes sont trop différents pour permettre un cahier des charges unique), nous vous recommandons cette fiche pratique de 10 questions, que nous remettons à chacun de nos clients au démarrage d'un projet de ce type.
Ces questions vous paraitront peut-être simples voire évidentes, mais le fait de les considérer et de coucher vos réponses sur le papier vous aidera considérablement dans votre projet : vous aller détecter des obstacles et prendre des décisions qui auront un impact majeur.
01. Quel problème comptons-nous résoudre avec ce nouvel intranet ?
Cette question est la plus importante de toutes. Comprendre précisément le problème à résoudre (ou l'opportunité à exploiter) vous aidera à compléter plus facilement votre cahier des charges et à y prendre les bonnes décisions.
Quels sont les problèmes causés par la situation actuelle ? A quel besoin va répondre le nouvel intranet ?
Quelles seront les conséquences si le problème n’est pas traité ou si une réponse n’est pas trouvée à ce besoin ?
A l’inverse, quels bénéfices allons-nous récolter en réglant le problème ou en répondant au besoin ?
02. Quel est l’objectif du site ?
Il existe des profils très variés de sites internes et d’intranets. Comment définiriez-vous le vôtre ? Quelle est sa mission ?
Quelques exemples
- Augmenter la productivité des équipes
- Faciliter le partage de l’information institutionnelle
- Introduire ou conduire un changement dans l’entreprise
- Accélérer l’onboarding de nouveaux salariés
- Encourager l’innovation et le partage d’idée
- Partager les valeurs et la culture de l’entreprise
- Dynamiser les ventes
- Réduire le temps passé sur les projets
- Etc.
N'hésitez pas à alterner des objectifs macro et stratégiques ("Faciliter la communication inter-services") avec des missions micro et opérationnelle ("Permettre à chaque collaborateur de proposer une idée et de voter pour celles des autres").
03. Où se trouvent aujourd’hui les contenus de ce futur site ?
Sur le site actuel ? Dispersés entre plusieurs systèmes d’informations ?
De quels types de contenus s’agit-il ?
Comment évaluez-vous le travail qui sera nécessaire pour actualiser ces contenus ? Pensez-vous qu’il sera plus simple de repartir de zéro ?
04. Quels outils ou fonctionnalités seraient pertinents sur le nouveau site ?
Devant la panoplie d’outils réalisables aujourd’hui sur les intranets, il est très tentant de sélectionner le maximum d’outils.
Gardez à l’esprit que plus le nouveau site sera riche en contenus et en fonctionnalités, plus il sera complexe à s’approprier pour vos collaborateurs.
05. Qui aura accès à ce site et ses contenus ?
Quels collaborateurs sont concernés ? Quels seront les niveaux d’accès ?
Sera-t-il possible de partager des contenus avec l’extérieur ?
Avec quels systèmes d’information le site devra-t-il communiquer et de quelle manière ? Devra-t-il par exemple actualiser ses propres contenus depuis un autre système d’information (logiciel, web service, etc.) ?
Quel cadre technique utilisons-nous en interne aujourd’hui pour la gestion des identités et des accès ?
N’hésitez pas à organiser un premier échange préliminaire avec le service informatique de votre entreprise pour vous familiariser avec le cadre en place.
06. Quels sont les profils des utilisateurs du site ?
Quels sont leurs besoins ? Leurs problèmes ? Comment y répondent-ils aujourd’hui ?
Comment pourrions-nous améliorer le dispositif existant ?
Existe-t-il des catégories d’utilisateurs ? Certaines de ces catégories ont-elles des besoins particuliers ? Par exemple, faut-il que le contenu soit disponible en plusieurs langues ou soit travaillé afin d’offrir un niveau d’accessibilité particulier ?
07. Que savons-nous des collaborateurs qui administreront les contenus ?
Qui sont-ils ? Quels profils et quels rôles se distinguent ? Quels sont leurs besoins, leurs missions et leurs disponibilités pour assurer la gestion de l'intranet ?
Devons-nous prévoir des niveaux de permission ? Quel serait le flux de travail idéal ? Avons-nous besoin d'être accompagné sur la définition de ce flux ?
08. A priori, comment seront organisés les contenus sur le nouveau site ?
Si vous complétez actuellement votre cahier des charges, vous n’aurez probablement pas de réponse définitive à cette question aujourd'hui.
C’est parfaitement normal. L’arborescence du nouveau site et l’organisation des contenus sont des questions chargées qui demandent une expertise en ergonomie et en UX (User eXperience).
Mais réfléchir dès maintenant à l’organisation des contenus vous permettra de lever des premières questions et de vous faire une idée du périmètre du futur site.
09. Avons-nous suffisamment d’informations pour prendre les bonnes décisions ?
L’un des plus gros risques dans un projet de création d’intranet est de s’appuyer sur l’intuition plutôt que sur la data et sur les faits.
Pour que le projet soit une réussite et que le nouveau site soit unanimement adopté par les futurs utilisateurs, il est vital d’examiner objectivement ces deux questions.
Sommes nous en train de piloter le projet en nous fiant à notre intuition et à des hypothèses ? Ou avons-nous réellement pris le temps d’échanger avec les futurs utilisateurs ?
Si ce n’est pas le cas, avons-nous la possibilité de…
- confronter le nouveau site à des utilisateurs pendant le projet (et dès le stade des maquettes) ?
- de nous faire accompagner par un prestataire capable de créer le nouveau site mais aussi de sonder les équipes pour ce faire ?
- de migrer progressivement nos collaborateurs vers le nouveau site ?
10. Quels seront les principaux obstacles ?
Quels sont les principaux risques que court le projet ? A quelles phases du projet serons-nous les plus vulnérables ? Quelles actions concrètes pouvons-nous mettre en place pour surmonter ces obstacles ?
Citons trois exemples.
- “Trop de capitaines sur le bateau” : nous serons contraints de concevoir le nouveau site en comités, avec de nombreux décideurs. Nous risquons de concevoir une usine à gaz.
- “Manque d’informations“ : nous n’avons pas eu la possibilité de sonder les futurs utilisateurs du site. Nous concevons le projet sur la base d’hypothèses que nous n’avons pas les moyens de valider.
- “Processus de validation complexe“ : le nombre de décideurs et de validateurs est incompatible avec le planning ou l’agilité dont nous aurons besoin sur ce projet.
Répondre à ces questions est la première étape vers la réussite de votre projet !
Vous avez un projet d'intranet ou de site internet et certaines de ces questions vous posent problème ou vous inquiètent ? Demandez une consultation gratuite de 15 minutes avec un membre de notre équipe.
