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Dans un projet mené en Growth-Driven Design, la phase stratégie est le socle indispensable qui va garantir la réussite du projet.
Cette étape permet d’auditer l’existant, de formaliser les résultats actuels, d’identifier ceux à atteindre, de comprendre les obstacles qui se présentent et les hypothèses à vérifier, de dénicher les opportunités à exploiter…
C’est aussi la phase d’onboarding du projet : chaque intervenant doit être au clair sur ce qui l’attend, ses missions et son implication pendant le projet.
Bien des projets mordent la poussière parce que les intervenants sautent des étapes et commencent immédiatement par des maquettes avant même d’avoir obtenu les informations nécessaires au projet… avec des conséquences désastreuses pour le projet.
Le Growth-Driven Design permet d’éviter cela. Toutefois, il n’est pas non plus judicieux d’investir plus de temps que nécessaire dans cette étape : une phase de conception qui s’éternise coupe l’élan du projet et gaspille inutilement des ressources.
Voici quelques-unes de nos techniques pour garantir une phase stratégie réussie.
Assurer une vue claire sur le process de tous les intervenants
Un projet mené en Growth-Driven Design demande la collaboration de tous les intervenants. Les fausses notes apparaissent lorsque l’un des participants (plus particulièrement chez le commandiraire du projet) n’est pas suffisamment informé des tâches qui lui sont échues ou de leur impact sur le projet.
Notre expérience nous a montré qu’un flux continu d’informations permet d’obtenir de bien meilleurs résultats. Il s’agit, quitte à se répéter, d’assurer une communication fluide et continue entre les intervenants du projet.
- Dès la phase de découverte du projet (avant même la signature du contrat), profiter des échanges pour sensibiliser le commanditaire du projet sur le process et les grandes phases du projet.
- Ritualiser le démarrage du projet en accueillant les interlocuteurs clés et en définissant les formes de communications qui seront les plus efficaces pour chacun.
- Organiser un échange téléphonique d’une dizaine de minutes pour présenter au responsable du projet un déroulement complet. À chaque interaction par la suite, revoir ensemble l’avancée parcourue et ce qu’il reste à faire.
- Organiser des checks-up réguliers d’un quart d’heure au maximum : de courts échanges par téléphone ou visioconférence permettent de maintenir l’élan du projet et de tâcler plus rapidement les obstacles éventuels.
Procéder par checklists
La checklist est un outil si enfantin que nous avons tendance à sous-estimer son efficacité. Mais comme l’ont découvert avec fascination les hôpitaux qui ont rendu obligatoire son utilisation, la checklist a un impact incroyable sur la fiabilisation des opérations courantes, même les plus simples.
C’est pourquoi nous utilisons aujourd’hui systématiquement, dans nos projets menés en Growth-Driven Design, une checklist générée directement dans le compte Basecamp du projet, afin de couvrir l’ensemble des tâches de chacun.
La démarche peut paraître à première vue excessive, mais les transformations que nous avons observées chez nos clients sont formidables : de leurs propres aveux, ils se sentent plus en confiance, mieux informés sur l’avancement du projet et apprécient d’avoir plus de visibilité sur le déroulement.
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Timeboxer chaque étape
La phase stratégie dans l’approche Growth-Driven Design regroupe plusieurs tâches clés particulièrement prenantes qui risquent de se prolonger bien plus que nécessaire :
- L’analyse de l’existant
- L’audit de la concurrence
- L’examen des opportunités
- La recherche de mots-clés
- Etc.
C’est encore plus vrai pour les tâches directement confiées au commanditaire du projet : collection des informations pour préparer le kickoff, formalisation des objectifs, etc.
Le risque est que le responsable de la tâche s’accorde trop de temps pour récolter ces informations.
En imposant une timebox ainsi qu’une deadline et une description claire de l’état fini de la tâche, nous avons constaté une bien plus grande ponctualité dans les livraisons nécessaires pour cette phase.
Abuser de rappels automatiques
L’utilisation de timeboxes permet également de prévoir des rappels automatiques simples mais efficaces pour tous les intervenants du projet.
Si le commanditaire du projet a jusqu’à vendredi pour compléter le questionnaire de kick-off, nous le recontacterons mardi et jeudi, le temps de quelques minutes, afin de vérifier qu’il a tous les éléments sous la main et que la tâche ne lui est pas sortie de l’esprit.
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En résumé, pour réussir la phase stratégie d’un projet Growth Driven Design... la communication est clé : une information fluide et continue entre les intervenants évite les dépassements de planning néfastes. Des outils pratiques et éprouvés faciliteront les échanges et la récolte d’informations.
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