Audit de votre portail HubSpot : Playbook et template

🎁 Bonus : accédez à votre grille d'audit HubSpot !

HubSpot est un puissant CRM qui permet de segmenter finement vos contacts tout en profitant de nombreuses options de paramétrages. 

Or, cette multitude de fonctionnalités ne vous permet pas d’éviter l’audit régulier de votre portail ;)

Réaliser un audit Hubspot n’est pas une tâche qui s’improvise. En vous lançant tête baissée, vous ne saurez pas où regarder et perdrez du temps.

Dans cet article, vous disposerez de 10 premiers éléments à auditer pour analyser le bon paramétrage de votre portail HubSpot. Et pour aller plus loin, nous vous proposons un template complet de grille d’audit à télécharger.

10 éléments à auditer pour un portail HubSpot bien configuré

Les paramétrages

C’est le nerf de la guerre ! Avant de creuser plus loin dans votre portail HubSpot, il vous faut vérifier les paramètres génériques. C’est la fondation de votre CRM.

1. Réglages par défaut


Qu’entend-on par là ?

Les réglages par défaut font partie de la configuration initiale de votre CRM. Il est toujours intéressant de les contrôler pour voir si ces informations sont toujours à jour.

Où me rendre dans mon portail HubSpot ?

Rendez-vous dans vos paramètres → Configuration du compte → Paramètres par défaut du compte

audit-portail-hubspot-parametrages-reglages-par-defaut

 

Qu’est-ce que je dois regarder exactement ?

Nous vous recommandons d’analyser, entre autres : 

  • les informations de votre entreprise (nom, adresse…)
  • le kit de marque associé à votre entreprise (couleurs…)
  • les paramètres de styles des emails par défaut (police, couleur principale, taille)
  • la devise de votre entreprise

2. Gestion des abonnements emails



Qu’entend-on par là ?

Très important pour envoyer (et ne pas envoyer) vos emails aux bonnes personnes. L’erreur la plus courante ? Créer trop d’abonnements différents.

Dans ce cas, les désinscriptions peuvent également augmenter, car le destinataire ne comprend pas pourquoi il reçoit autant d’emails différents. Il va alors se désinscrire de toutes vos communications. 

Où me rendre dans mon portail HubSpot ?

Rendez-vous dans vos paramètres → Outils → Marketing → Email

audit-portail-hubspot-parametrages-abonnements-emails

 

Qu’est-ce que je dois regarder exactement ?

Nous vous recommandons d’analyser, entre autres : 

  • la présence et l’apparence de vos pages d’abonnements/de désabonnements
  • les options d’abonnements et de désabonnements (envoi d’emails aux contacts désengagés, email de réabonnement…)
  • l’activation ou non du double opt-in
  • vos différents types d’abonnements : contenus associés à ces abonnements, pertinence…

CRM

3. Gestion des contacts et entreprises



Qu’entend-on par là ?

Ici, on entre vraiment dans le CRM HubSpot. La gestion des contacts et entreprises consiste à analyser les conditions de création et d’association de contacts/entreprises, les propriétés ou encore l'attribution.

Où me rendre dans mon portail HubSpot ?

Ces réglages se trouvent majoritairement à ces endroits : 

  • Paramètres → Gestion des données → Objets → Contacts
  • Paramètres → Gestion des données → Objets → Entreprises
audit-portail-hubspot-crm-gestion-contacts-entreprises

 

Qu’est-ce que je dois regarder exactement ?

Nous vous recommandons d’analyser, entre autres : 

  • les propriétés à remplir lors de la création d’un contact
  • l’attribution d’un propriétaire de contact par défaut
  • les libellés d’associations, l’apparence des fiches d’informations
  • les différentes vues des fiches contacts en fonction de l’équipe…
  • … et les mêmes éléments pour les entreprises !

4. Phases de cycle de vie et scoring


Qu’entend-on par là ?

Les phases de cycle de vie sont fondamentales dans HubSpot. Ce sont elles qui vous permettent de voir l’avancée de vos contacts dans votre funnel. Sans elles, il est compliqué d’analyser comment vos contacts évoluent de prospects à clients, puis de clients à ambassadeurs. 

Le scoring, lui, permet d’automatiser une partie du cycle de vie. En fonction des critères démographiques et actions réalisées par vos prospects, ils seront qualifiés de “Lead Qualifié par le Marketing” (MQL) ou encore de “Lead Qualifié par l’équipe Commerciale” (SQL).

Où me rendre dans mon portail HubSpot ?

Il n’ y a pas d’endroit unique pour auditer l’ensemble de cette partie, assez conséquente dans HubSpot. 

Vous pouvez vous rendre ici pour gérer le paramétrage du cycle de vie : 

  • Paramètres → Gestion des données → Objets → Contacts → Phase du cycle de vie
audit-portail-hubspot-crm-cycle-de-vie

 

Vous pouvez vous rendre ici pour gérer le paramétrage de votre scoring : 

  • Paramètres → Gestion des données → Propriétés
audit-portail-hubspot-crm-scoring

 

Vous pouvez aussi vous rendre sur vos listes HubSpot si vous avez une liste par phase du cycle de vie.

Enfin, vous pouvez vous rendre sur vos différents workflows pour gérer les attributions automatiques des prospects à vos commerciaux.

Qu’est-ce que je dois regarder exactement ?

Nous vous recommandons d’analyser, entre autres : 

  • la synchronisation des phases de cycle de vie : entreprise → contact associé
  • la phase du cycle de vie par défaut lors de la création d’un contact
  • les phases de cycle de vie lors de la création de transactions
  • les workflows qui automatisent les cycles de vie de vos contacts et entreprises, si vous en avez
  • les listes de contacts/entreprises qui permettent de voir votre volume de leads, MQL, SQL…
  • les critères de scoring établis grâce à votre propriété HubSpot : sont-ils à jour avec vos contenus actuels ? L'évolution de votre ICP ?
  • la pertinence du score attribué pour chaque critère

💥 Pour aller plus loin

Notre article vous guide dans la réalisation de votre stratégie de lead scoring et son implémentation.

Hub Sales

5. Transactions, documents et réunions


Qu’entend-on par là ?

Ici on se concentre sur la partie sales de votre portail HubSpot. Cette partie vous permet de mettre en place des actions d'optimisation en lien avec la productivité commerciale. L’audit est une bonne opportunité pour analyser les alignements marketing et commerciaux liés à l’utilisation de la plateforme HubSpot.

Où me rendre dans mon portail HubSpot ?

Vous pouvez vous rendre ici pour analyser les étapes de votre/vos pipeline(s) de vente : 

  • Paramètres → Gestion des données → Objet → Transactions → Pipelines → Configurer

Au même endroit, vous pouvez également voir les propriétés de transactions qui s’affichent sur votre pipeline.

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Vous pouvez vous rendre ici pour analyser les automatisations de votre/vos pipeline(s) de vente : 

  • Paramètres → Gestion des données → Objet → Transactions → Pipelines → Automatiser
audit-portail-hubspot-sales-pipeline-automatiser

 

Vous pouvez vous rendre ici pour analyser les documents à disposition des commerciaux : 

  • Bibliothèque → Documents

Vous pouvez vous rendre ici pour analyser les différents liens de rendez-vous et leur paramétrage : 

  • Bibliothèque → Planificateur de réunions

Enfin, vous pouvez vous rendre sur vos différents workflows pour gérer les attributions automatiques des deals à vos commerciaux.

Qu’est-ce que je dois regarder exactement ?

Nous vous recommandons d’analyser, entre autres : 

  • la pertinence des étapes de vos pipelines
  • les propriétés affichées dans vos transactions et celles qui sont nécessaires pour en créer
  • les automatisations et règles associées aux pipelines
  • l’attribution automatique, ou non, des transactions
  • le paramétrage des liens de rendez-vous

6. Paramétrage des leads


Qu’entend-on par là ?


Si vous utilisez la partie “prospection” de HubSpot Sales, vous utilisez donc leur fonctionnalité de gestion des leads. Cette fonctionnalité de HubSpot nécessite une attention particulière en termes de paramétrage.

Où me rendre dans mon portail HubSpot ?

Vous pouvez vous rendre ici pour analyser votre espace “Prospection” au global : 

  • Espaces de travail → Prospection
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Et ici pour analyser la configuration initiale des leads : 

  • Paramètres → Gestion des données → Objets → Leads
audit-portail-hubspot-sales-leads-parametrage

Qu’est-ce que je dois regarder exactement ?

Nous vous recommandons d’analyser, entre autres : 

  • espace prospection : la vue globale dans la section “Récapitulatif”
  • espace prospection : la provenance de vos leads dans la section Prospection : conditions de création
  • espace prospection : l’attribution des leads au lead owner
  • espace prospection : la segmentation des leads
  • espace prospection : la synchronisation des propriétés entre les leads, contacts et entreprises
  • paramètres : les propriétés des leads
  • paramètres : la synchroniser du lead owner avec le contact et entreprise owner
  • paramètres : le formulaire de création d’un lead
  • paramètres : le pipeline dédié aux leads

Marketing Hub / Content Hub

7. Landing Pages


Qu’entend-on par là ?

Plus vous avez de landing pages, plus il est important de bien les catégoriser/classifier et de vérifier leur paramétrage. Qui dit landing page dit formulaire, dit email, dit thank-you-page.

Où me rendre dans mon portail HubSpot ?

Tout se passe ici : Contenu → Pages de destination

Qu’est-ce que je dois regarder exactement ?

Nous vous recommandons d’analyser, entre autres : 

  • la nomenclature de vos landing pages
  • leur classification dans des dossiers
  • les landing pages qui sont supposées être archivées
  • les pages de remerciements associées
  • les emails de follow-up pour chaque formulaire

💥 Pour aller plus loin

Tous nos conseils pour réussir votre landing page : structure, expérimentations, outils.

8. Capture des leads


Qu’entend-on par là ?

Ce sont vos formulaires et call-to-action (CTA) qui vous permettent de capturer des leads dans HubSpot. Eux non plus n’échappent pas à la règle et nécessitent d’être audités.

Où me rendre dans mon portail HubSpot ?

Vous pouvez vous rendre ici pour analyser vos CTAs : 

  • Marketing → CTA
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Et ici pour analyser vos formulaires : 

  • Marketing → Formulaires
audit-portail-hubspot-marketing-formulaires

 

Qu’est-ce que je dois regarder exactement ?

Nous vous recommandons d’analyser, entre autres : 

  • la nomenclature de vos CTA
  • les campagnes associées à vos CTA
  • les potentiels doublons de CTA
  • les CTA à archiver
  • la nomenclature de vos formulaires
  • les formulaires à archiver

9. Workflows


Qu’entend-on par là ?

Plus vous avez de workflows et plus il est compliqué pour vous de tous les suivre. Faire un audit est l'occasion de tout remettre à plat. Entre les workflows actifs, les workflows qui comportent des erreurs, ceux qui devraient être archivés… Il y a de quoi regarder !

Où me rendre dans mon portail HubSpot ?

Tout se passe ici : Automatisations → Workflows

Qu’est-ce que je dois regarder exactement ?

Nous vous recommandons d’analyser, entre autres : 

  • la nomenclature des workflows
  • le classement de vos workflows dans des dossiers
  • les workflows inactifs à archiver
  • les workflows publiés alors qu’ils devraient être archivés
  • les workflows actifs avec des erreurs
  • les workflows en brouillon à archiver
  • la présence d’un workflow de synchronisation des propriétés contacts/leads/deals/entreprises
  • la présence d’un workflow permettant de définir les contacts non-marketing et à supprimer
  • la présence de workflows de notifications dédiés à l’équipe sales

💥 Pour aller plus loin

On vous aide à créer de bons workflows dans HubSpot dans cet article dédié.

10. Emails


Qu’entend-on par là ?

Comme vos CTA et formulaires, vos emails marketing ont souvent besoin d’un petit nettoyage. Ils ont tendance à s’accumuler et vous vous perdez dans vos analyses de performances ? C’est le moment d’y remédier.

Où me rendre dans mon portail HubSpot ?

Vous pouvez vous rendre ici pour analyser le paramétrage global de vos emails : 

  • Paramètres → Outils → Marketing → Email
audit-portail-hubspot-marketing-emails

Et évidemment ici, là où la magie opère : 

  • Marketing → Emails marketing

Qu’est-ce que je dois regarder exactement ?

Nous vous recommandons d’analyser, entre autres : 

  • paramétrage : le footer de vos emails
  • paramétrage : le branding
  • paramétrage : la langue et le format de la date
  • email : la nomenclature des emails
  • email : le classement dans des dossiers
  • email : l’archivage des emails obsolètes

Conclusion

Vous avez maintenant une idée plus concrète de ce à quoi ressemblera votre audit HubSpot.

Cependant, ce n’est pas tout.

D’autres critères sont à analyser pour avoir une vue d’ensemble de votre portail. C’est pourquoi nous vous donnons accès gratuitement à notre grille d’audit complète.

[Ressource 🎁] Accédez à votre grille d'audit HubSpot

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Johanna Ducrocq

Growth Marketer chez Impala Webstudio