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Vous utilisez HubSpot et cherchez à comprendre ses fonctionnalités de marketing automation ?
Ne cherchez plus. Ce guide vous aidera à maîtriser les workflows HubSpot en un temps record !
À la fin de cet article, vous obtiendrez :
- Une compréhension complète des possibilités d’automatisations du logiciel HubSpot
- Une méthode pour créer un workflow HubSpot efficace
- Les workflows indispensables à implémenter dans votre portail
Qu’est-ce qu’un workflow HubSpot ?
L’automatisation de ces actions répétitives permet de vous libérer un temps précieux, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des tâches plus importantes.
Que pouvez-vous automatiser avec HubSpot ?
HubSpot offre une multitude de possibilités d'automatisation pour simplifier votre quotidien.
Ses fonctionnalités vous permettent notamment d’automatiser :
- Vos séquences commerciales de suivi ou de prospection
- Vos workflows de lead nurturing
- L’identification de leads chauds dans votre CRM
- La mise à jour d’informations dans votre CRM
- La création d’alertes en interne
- L’envoi de devis
- Et tant d’autres ! Un peu de patience, vous découvrirez d’autres cas d’usage tout au long de cet article ;).
Tout ce que vous devez savoir sur les workflows HubSpot
Les workflows HubSpot peuvent sembler vastes aux premiers abords. D’autant plus que cette fonctionnalité de HubSpot évolue régulièrement afin de vous offrir toujours plus de possibilités.
Avec ce guide, vous aurez toutes les clés en main pour comprendre cette fonctionnalité.
Les différents types de workflows dans HubSpot
Voici une vue d’ensemble des principaux types de workflows que vous pouvez retrouver dans votre portail.
👉 Workflows basés sur les contacts
Les workflows basés sur les contacts sont l'un des types de workflows les plus couramment utilisés dans HubSpot.
Ils vous permettent d'automatiser vos interactions avec vos prospects et clients en fonction de leur profil, comportement et de leur activité.
Par exemple, vous pouvez configurer un workflow pour envoyer automatiquement un e-mail de bienvenue à un nouveau contact dès qu'il s'inscrit à votre newsletter.
👉 Workflows basés sur les entreprises
Contrairement aux workflows basés sur les contacts, qui se concentrent sur les interactions individuelles avec les prospects et clients, les workflows basés sur les entreprises se concentrent sur les interactions globales avec les entreprises.
Ces workflows sont particulièrement utiles pour les entreprises qui travaillent avec des comptes clés.
Par exemple, vous pouvez configurer un workflow basé sur l'entreprise pour envoyer automatiquement des rappels de renouvellement de contrat à vos clients.
👉 Workflows basés sur les transactions
Les workflows basés sur les transactions permettent de mettre à jour facilement les étapes d’une transaction et d'envoyer des notifications sur la progression de la transaction.
Grâce à ces workflows, il est possible d'optimiser les processus et de garantir un suivi précis et efficace des transactions commerciales.
👉 Workflows basés sur les devis
(Pour les utilisateurs du Sales Hub Pro ou Entreprise)
Grâce à ces workflows, vous pouvez automatiser et gérer les différentes étapes liées à la création et au suivi des devis.
Par exemple, vous pouvez configurer un workflow pour envoyer automatiquement un e-mail de suivi aux prospects qui ont demandé un devis, en leur fournissant des informations supplémentaires et en les incitant à passer à l'étape suivante du processus d'achat.
👉 Workflows basés sur des tickets
(Pour les utilisateurs du Service Hub Pro ou Entreprise)
Les workflows basés sur des tickets se focalisent sur la gestion des demandes de support ou de service client.
Ces workflows sont particulièrement utiles pour les entreprises qui souhaitent gérer efficacement les demandes et les problèmes signalés par leurs clients. Ils permettent de suivre et de gérer chaque ticket, de son ouverture à sa résolution, en proposant des actions et des déclencheurs adaptés aux besoins du service client.
Par exemple, vous pouvez configurer un workflow pour envoyer automatiquement des notifications à votre équipe de support dès qu'un nouveau ticket est créé.
👉 Workflows basés sur des objets personnalisés
(Pour les utilisateurs de HubSpot Entreprise)
Ces workflows vous permettent d'automatiser les processus impliquant des objets personnalisés que vous avez créés dans votre compte.
👉 Workflows basés sur les conversations
Ces workflows permettent de gérer efficacement les messages entrants en les acheminant vers les membres appropriés de l'équipe. En fonction de critères de conversation spécifiques, les workflows peuvent également déclencher des réponses automatisées, ce qui permet de gagner du temps et d'offrir une expérience client plus réactive.
👉 Workflows basés sur la soumission de feedbacks
(Pour les utilisateurs de Service Hub Pro ou Entreprise)
Ces workflows permettent de recueillir les commentaires et les opinions des clients, et de déclencher une série d'actions, telles que l'envoi d'un email de remerciement personnalisé, la mise à jour de la base de données client ou même le lancement d'une enquête approfondie.
👉 Workflows basés sur les paiements
Les workflows basés sur les paiements aident à gérer et à automatiser les actions liées aux paiements des clients, telles que l'envoi de rappels de paiement, la mise à jour des propriétés des contacts ou le déclenchement d'e-mails de suivi après un paiement réussi.
👉 Workflows basés sur des objectifs
Les workflows basés sur les objectifs permettent de suivre et de piloter la progression de vos objectifs (Quotas de vente, transactions créés, appels passés etc). Par exemple, vous pouvez créer un workflow pour envoyer une notification à l’un de vos collaborateurs si son objectif est atteint.
Les différents types d’actions automatisables dans HubSpot
Vous vous demandez certainement quelles sont les actions que vous pouvez automatiser dans HubSpot.
En voici une liste non exhaustive :
- Déclencher des communications internes : e-mail, SMS
- Déclencher des communications externes : email, SMS
- Créer des tâches
- Définir une valeur de la propriété
- Copier une propriété
- Créer une fiche d'informations
- Utiliser certaines intégrations tierces (par exemple envoyer une notification Slack, ajouter un contact à un webinaire Zoom)
- Formater des données (Operations Hub Pro ou Entreprise uniquement)
- Déclencher un webhook (Operations Hub Pro ou Entreprise uniquement)
Comment créer un workflow dans HubSpot : Tutoriel en 7 étapes
Voici les étapes à suivre pour créer un workflow dans HubSpot :
1. Sélectionnez votre type de workflow
Choisissez le type de workflow que vous souhaitez créer en fonction de l'objet qui déclenche le workflow, tel que des workflows basés sur des contacts, sur une entreprise, ou encore, sur une transaction.
2. Choisissez un modèle ou créez un workflow de zéro
HubSpot propose des modèles de workflows prédéfinis pour vous aider à créer votre workflow rapidement. Mais vous avez également la possibilité de créer un workflow à partir de zéro.
3. Définissez les déclencheurs d'inscription à votre workflow
Quel que soit le type de workflow que vous décidez de créer, il est essentiel de définir les déclencheurs d'inscription qui vont permettre à votre workflow de se déclencher au bon moment.
Le déclencheur peut prendre plusieurs formes :
- Une soumission de formulaire
- Une nouvelle transaction
- Une mise à jour de propriété
- Etc.
En plus de vos déclencheurs d'inscription, vous devez également déterminer si vous allez autoriser ou non la réinscription dans votre workflow. En d’autres termes : souhaitez-vous laisser un contact exécuter les actions du workflow plus d’une fois ?
4. Choisissez les actions de votre workflow
Il est maintenant temps de définir les actions qui se produiront dans votre workflow.
Comme évoqué précédemment, cela peut être :
- l’envoi d’email,
- la création de notifications internes,
- la mise à jour de propriétés,
- etc.
Vous aurez également la possibilité d’introduire des branches et des délais entre chacune des actions.
5. Configurer les paramètres
Avant de publier votre workflow, il est important de configurer les paramètres.
Vous devrez configurer :
- L’objectif de votre workflow
- Le moment où votre workflow sera actif
- Les critères de désinscription, de suppression
6. Testez
HubSpot vous offre la possibilité de tester vos workflows avant de les activer. Plutôt rassurant :).
En utilisant la fonction « test », vous pouvez sélectionner un contact dans votre CRM et vérifier quelles étapes ce contact aurait franchies si votre workflows avait été actif.
Vous pouvez même cocher la case pour que HubSpot vous envoie les e-mails que le contact aurait reçus (en une seule fois, quels que soient les délais que vous avez définis), afin que vous puissiez voir à quoi ressemblerait cet échange du point de vue du contact.
7. Activez
Et enfin… il ne vous reste plus qu’à activer votre workflow. Vous aurez la possibilité d’enrôler vos contacts de manière rétroactive si cela est nécessaire dans votre cas.
8. Analysez les performances, et optimisez vos workflows
HubSpot vous offre une vue d'ensemble complète des performances de vos workflows. Ces informations vous aideront à identifier les points forts et les faiblesses de vos workflows, et à apporter les ajustements nécessaires pour maximiser leur impact.
HubSpot identifie également les potentielles problématiques dans vos workflows grâce à la fonctionnalité “Problèmes”. Cela vous permet de gagner du temps.
5 workflows indispensables à avoir dans son portail HubSpot
Notre agence accompagne depuis 2016 les utilisateurs d’HubSpot dans le déploiement de workflows.
Voici les workflows qu’on a quasi systématiquement créé pour nos clients B2B :
1. Les workflows de nurturing
Ces workflows permettent de nourrir et d'entretenir une relation de confiance avec vos prospects tout au long de leur parcours d'achat.
2. L’attribution des leads
Ce workflow permet d'optimiser la gestion des leads en les répartissant efficacement entre les membres de l'équipe commerciale.
3. La mise à jour des phases de cycle de vie et de statut du lead
Le workflow de mise à jour de l'étape du cycle de vie et de statut du lead dans HubSpot vous permet de garder une trace claire de l'évolution de vos clients tout au long de leur parcours.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez facilement mettre à jour l'étape du cycle de vie d'un client en fonction de son comportement, de ses actions ou de tout autre critère que vous avez défini.
4. La programmation de notifications internes
Grâce à cette fonctionnalité, les équipes peuvent recevoir des notifications en temps réel sur les mises à jour importantes, ou encore, les nouvelles tâches assignées.
5. Copier les champs de l’objet entreprise dans l’objet contact
Lorsqu'une nouvelle entreprise est ajoutée à HubSpot, des champs tels que son secteur d'activité sont souvent mis à jour automatiquement. Vous pouvez mettre en place un workflow pour copier ces informations dans la fiche contact afin de faciliter le quotidien de vos commerciaux.
6 bonnes pratiques pour créer des workflows efficaces dans HubSpot
On retrouve souvent des portails HubSpot qui ressemblent à ça ⤵️
Si vous souhaitez éviter que votre portail se retrouve avec des workflows qui dans tous les sens et qui ne fonctionnent pas correctement, respectez ces bonnes pratiques
- Un workflow = un objectif
- Nommez et ajoutez une description à TOUS vos workflows
- Mettez en place une nomenclature pour identifier facilement les types de workflows
- Créez des dossiers pour ranger vos workflows
- Analysez TOUJOURS les performances de vos workflows
- Examinez les workflows à problème identifiés par HubSpot
Vous voilà désormais un expert des workflows HubSpot ! Une question à laquelle j’aurais oublié de répondre ? N’hésitez pas à me contacter.
🎁 Bonus : accédez aux workflows qu'on implémente le plus chez nos clients ⤵️
Accédez aux scénarios de marketing automation indispensables pour votre entreprise B2B.
