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Depuis mars 2024, HubSpot a fait évoluer son modèle de tarification : désormais, le coût ne dépend pas seulement des Hubs que vous activez (Sales, Marketing, Service, Commerce), mais aussi du type de licence utilisateur attribué à chaque membre de votre équipe.
Ce changement a créé une zone de flou : beaucoup d’entreprises paient trop cher leurs licences HubSpot, non pas par négligence, mais parce que les règles ne sont pas toujours claires.
Résultat : certains collaborateurs se retrouvent limités par une licence trop restreinte, d’autres disposent d’un accès complet… sans en avoir besoin.
Chez Impala Webstudio, nous voyons régulièrement des factures HubSpot qui pourraient être allégées de plusieurs centaines d’euros par mois, simplement en optimisant la répartition des licences.
Dans cet article, on vous explique les types de licences HubSpot, leurs usages, et surtout comment optimiser vos coûts.
Licences HubSpot : de quoi parle-t-on ?
Avant 2024, vous achetiez un abonnement HubSpot, et vos équipes accédaient aux fonctionnalités liées à ce Hub. Désormais, HubSpot distingue deux éléments :
- L’abonnement Hub : vous payez pour un ou plusieurs Hubs (Sales Hub, Marketing Hub, Service Hub, Commerce Hub).
- La licence utilisateur : vous attribuez à chaque collaborateur une licence qui détermine ce qu’il peut réellement faire dans HubSpot.
Autrement dit, acheter un Hub ne suffit plus : il faut aussi attribuer la bonne licence aux bonnes personnes. Et c’est là que les coûts dérapent quand la répartition n’est pas claire.
Les 3 types de licences HubSpot et leurs usages concrets
a) La licence “Vue seule” : gratuite et illimitée
C’est la plus simple : elle permet uniquement de consulter les données, sans aucune action possible. Elle est gratuite et illimitée.
👉 Idéale pour un DAF qui veut suivre le pipeline, un dirigeant qui souhaite jeter un œil aux résultats, ou un prestataire externe qui doit accéder aux informations sans intervenir.
b) La licence “Essentielle” : le premier niveau payant
C’est le premier niveau payant. Elle donne accès aux fonctionnalités standards des Hubs activés, sans les options avancées.
👉 Parfaite pour un marketeur qui gère des campagnes simples, ou un commercial junior qui suit ses deals mais n’a pas besoin d’automatisations complexes. C’est aussi la licence souvent utilisée pour structurer un fichier client centralisé dans HubSpot sans avoir recours à des fonctionnalités avancées.
c) Les licences complètes (Sales, Service et Commerce Hub) : pour les usages intensifs
Ce sont les licences complètes, spécifiques à chaque Hub. Elles ouvrent l’accès à l’ensemble des fonctionnalités avancées.
👉 Indispensables pour les profils opérationnels qui travaillent toute la journée dans HubSpot : commerciaux, Customer Success Managers, équipes ADV.
Les types de licences HubSpot : tableau comparatif
| Licence | Accès | Fonctionnalités typiques* | Idéal pour | Limites fréquentes | Coût indicatif |
|---|---|---|---|---|---|
| Vue seule | Consultation uniquement (lecture) | • Accès aux fiches (contacts/entreprises/deals/tickets) • Dashboards et rapports (lecture) • Aucune création/modification |
Direction, DAF, managers, partenaires externes | Pas d’édition, pas d’automations, pas d’envois | Gratuite et illimitée |
| Essentielle | Création & édition standard | • Création/édition de fiches et activités • Campagnes simples (selon Hubs activés) • Listes & segmentation de base • Reporting standard |
Marketeurs & commerciaux avec besoins courants | Automations avancées et reporting custom limités | Payante (selon plan Starter/Pro) |
| Sales Hub (complète) | Création, édition & outils de vente avancés | • Pipelines, séquences, playbooks • Devis, produits, signatures • Automations avancées (Pro/Ent.) • Rapports & prévisions avancés |
Commerciaux, SDR/BDR, Sales Ops | Nécessite paramétrage & gouvernance | Payante (plans Starter/Pro/Enterprise) |
| Service Hub (complète) | Support & CS avancés | • Tickets, SLA, base de connaissances • Portail client, enquêtes NPS/CSAT • Routage, automation de service • Rapports satisfaction & charge |
CSM, support, service client | Exige une modélisation claire des processus | Payante (plans Starter/Pro/Enterprise) |
| Commerce Hub (complète) | Monétisation & facturation | • Paiements, factures, abonnements • Produits & devis connectés • Workflows revenus & relances |
ADV, finance opérationnelle, RevOps | Dépend des intégrations & moyens de paiement | Payante (selon plan) |
*Les fonctionnalités effectives dépendent des Hubs activés (Sales/Marketing/Service/Commerce) et du palier (Starter/Pro/Enterprise).
Comment choisir la bonne licence HubSpot pour vos équipes ?
Le bon réflexe est simple : attribuer la bonne licence au bon profil.
- Dans une petite agence de 5 personnes, vous pourriez avoir : 1 licence “Sales Hub” pour le commercial senior, 2 licences essentielles pour l’équipe marketing, 2 licences en vue seule pour la direction et la finance.
- Dans une PME industrielle avec 20 commerciaux, la configuration type pourrait être : 10 licences Sales Hub, 5 essentielles pour le marketing, et 5 vues seules pour les managers et l’administration.
Cette logique évite de payer une licence complète à un profil qui n’en a pas besoin… ou de bloquer un collaborateur avec une licence trop restreinte.
Les erreurs les plus fréquentes avec les licences HubSpot
Nous constatons souvent trois erreurs récurrentes :
- Attribuer une licence complète à un collaborateur qui n’utilise que quelques fonctionnalités simples.
- Limiter un profil opérationnel avec une licence “Essentielle”, ce qui bloque ses actions et ralentit les process.
- Ne jamais faire de revue régulière de la répartition des licences, alors que l’équipe évolue et que les besoins changent.
Optimiser vos licences HubSpot : notre retour d’expérience
Chez Impala, nous auditons régulièrement les comptes HubSpot de nos clients. Dans 8 cas sur 10, ils paient plus de licences que nécessaire ou attribuent mal les profils.
Notre méthode est simple :
- Cartographier les usages réels de chaque collaborateur.
- Réattribuer les licences en fonction des besoins.
- Réduire les coûts sans sacrifier les fonctionnalités essentielles.
Résultat : des économies substantielles, parfois de plusieurs milliers d’euros par an, et une meilleure efficacité pour les équipes
En conclusion
Les licences HubSpot ne sont pas qu’une question technique : elles ont un impact direct sur votre budget et sur la fluidité de vos opérations.
En résumé :
- Vue seule = gratuite, parfaite pour consulter.
- Essentielle = premier niveau payant, adaptée aux usages réguliers.
- Licences Hub spécifiques = indispensables pour les profils qui travaillent chaque jour dans le CRM.
Le vrai enjeu est de mettre la bonne licence au bon endroit. Si vous avez un doute, c’est probablement le moment de jeter un œil à vos paramétrages.
👉 Chez Impala Webstudio, nous pouvons auditer vos licences HubSpot et vous aider à optimiser votre facture tout en renforçant l’efficacité de vos équipes.
